Що таке бізнес-процеси та які є типи

Визначень бізнес-процесів, насправді, є багато, проте немає якогось одного спільного. Якщо простіше, то бізнес-процес - це дії співробітників, які націлені на створення того, що має цінність для замовників послуги, партнерів або клієнтів компанії, та навіть для інших співробітників, для яких результат цієї роботи потрібен для виконання певних функцій. Певний продукт, послуга, важлива інформація або ж документ - це все може бути результатом роботи.

Отже, бізнес-процеси - це послідовність дій, яка повторюється неодноразово та логічно між собою пов’язана. Ціль - створення цінності та результату.

Прикладом бізнес-процесу може бути всім відома процедура видачі банківських карток. Схема, за якою працює банк, випускаючи кожну картку щоразу повторює виконання певних дій: прийом заявки від клієнта, оформлення документів, пропонування додаткових послуг. І така процедура відбувається кожного разу - це і є бізнес-процес.

Ще один приклад - це відрядження. Для організації відряджень потрібно виконати певні дії: замовлення квитків, бронювання житла, видача оплати за відрядження та звіт по його завершенню. Цей бізнес-процес є внутрішнім для компанії, але тим самим не перестає бути бізнес-процесом.

Які є типи бізнес-процесів:

• Основний процес, або ж операційний. Він пов’язаний із обслуговуванням клієнтів. Починається з першого контакту із замовником послуги та триває аж до завершення справи. Цей процес приносить кошти для компанії.

• Підтримуючий бізнес-процес, або ж сервісний. Цей процес не є прибутковим, навіть подекуди навпаки - збитковий. Сервісним бізнес-процесом є робота HR (Менеджер по роботі з персоналом), бухгалтерія, AГO (адміністративно-господарський відділ) тощо. Їх робота важлива, оскільки завдяки їм працюватимуть і основні процеси.
• Управлінський процес. В цю категорію входить розробка цілей компанії, стратегія та її розвиток.

Бізнес-процеси - це не про розподіл роботи на окремі операції, це про послідовність дій співробітників задля досягнення загальної мети. Ще не менш важливою складовою є результат роботи та його цінність для користувачів. Зазвичай про другу частину, на жаль, забувають, оскільки просто розділ роботи та забезпечення якісного виконання у кожному сегменті це ще не є організованим бізнес-процесом.

Низька ефективність компанії не залежить від помилок однієї людини, а саме від загальної організації роботи.

Е2Е та крос-функціональні процеси

End-to-end (E2E) process flow - наскрізні процеси - виконання роботи від самого початку до завершення: дії, порядок по якому вони виконуються, обіг документів та інше необхідне для досягнення необхідного результату. Синонімом наскрізних процесів називають крос-функціональні процеси, вони є близькими, хоча й не є рівнозначними.

Паралельне або послідовне виконання декількох функцій під час роботи і є крос-функціональним процесом. Для виконання бізнес-процесів потрібно залучати декілька функцій, оскільки вони направлені на створення вже готового результату для користувачів (зовнішніх або внутрішніх) і як наслідок наскрізні процеси стають крос-функціональними.

Підрозділи оргструктур зазвичай відповідають бізнес-функціям, оскільки співробітники об’єднані відповідно до схожих навичок або ж виду діяльності.

Якщо, наприклад, компанія не має юридичного відділу, але у послідовності бізнес-процесів фірми включена така функція, то її переймає на себе один із співробітників.

Види підходів: функціональні та процесні

Business Process Management (ВРМ) - керування бізнес-процесами, або ж керування процесами, які проходять через різні бізнес-функції.

Ефективність керування зазвичай ґрунтується на залученні як функціональних так і процесних підходів, оскільки вони доповнюють один одного.

Управління системою передбачає розуміння поєднання всіх компонентів системи та працюючих в ній людей, інакше складові стануть незалежними, некерованими та навіть конкуруючими чим знищать саму систему.

Забезпечення роботи в межах бізнес-функцій або ж відділами спеціалістів тієї чи іншої галузі і є функціональним керуванням.

Координація співпраці різних бізнес-функцій для максимально швидкого та якісного створення послуг відбувається завдяки ВРМ.

Організаційні структури компанії залишаються на своїх місцях, за умов використання бізнес-процесів ніхто не відміняє їх роботу, оскільки ці структури зустрічаються між собою під час певних операцій, які виконують відповідні підрозділи або окремі співробітники.

Business Process Management: значення

Одне із значень - процесне керування, а інше - керування бізнес-процесами.

Для кращого розуміння взято приклад із BPM Common Body of Knowledge, де Business Process Management розкладають на "двоповерховий будинок".

Між цими двома "поверхами" є так звані "сходи", вони грають роль зворотного зв’язку:

• з першого поверху інформація щодо показників роботи піднімається та порівнюється із планами
• а з другого на перший повертаються покращені варіанти процесів.

Business Process Management залучений до кожного аспекту діяльності компанії: етапи процесів, комунікація підрозділів, порядок використання ресурсів та інструментів, система цілей та показників ефективності, а також мотивація співробітників компанії.

Яка різниця між BPM та BPMS

Business Process Management (BPM) — методологія, яку компанія може, за своїм вибором, застосовувати або ж ні. Це побудова роботи всередині компанії та управління її ефективністю.

Business Process Management System (BPMS) - те, за допомогою чого компанії можуть реалізувати BPM: це ІТ-системи для побудови моделей процесів та створення регламентів, забезпечення їх дотримання, автоматична передача задач співробітникам та формування звітності. Така система допомагає швидко оцінити роботу та внести правки. Таким чином бізнес-процес стає керованим та прозорим.

Кроки використання BPM

Business Process Management системи розділяють на 4 кроки, які є циклічними:

1. Моделювання систем - створення компанією моделі роботи у візуальному редакторі, яка включає урахування стадій бізнес-процесів, які визначають технології формування цінності для користувачів.
2. Виконання моделі роботи - надсилання співробітникам задач та даних (за допомогою інтерфейсу), необхідних для роботи, ті в свою чергу виконують задачі, маючи можливість прикріплювати файли та коментувати задачі.
3. Контроль - відслідковування виконання задач, аналіз результатів та формування звітності, за допомогою аналітики можна контролювати імовірну протермінованість задач та ключові показники ефективності, а також виявляти місця, де виникають проблеми.
4. Покращення систем - внесення змін, для покращення ефективності, на основі звітів

Використання таких циклічних методів керування має більше можливостей аніж автоматизація Workflow - потоків роботи.

Business Process Management системи допомагають впорядкувати все та забезпечують дотримання інструкції та регламенту компанії. Також дозволяє швидко виправляти необхідне та коригувати продуктивністю та ростом споживної цінності.