Масштабирование бизнеса невозможно представить без автоматизации бизнес-процессов. Сервисы для автоматизации значительно облегчают выполнение однообразных рутинных задач, выполняемых работниками. Использование в бизнесе соответствующего программного обеспечения позволяет на автомате без участия людей принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое. Автоматизировать можно самые разные процессы, от приготовления определенного блюда до контроля безопасности на масштабном предприятии. Благодаря возможности организованно скоординировать большой поток процессов, наибольшей популярностью автоматизация пользуется в сферах маркетинга и продаж.

Автоматизация бизнес-процессов

С развитием любой компании возрастают объемы работ. Автоматизация ручных процессов позволяет обеспечить:

• создание правильного алгоритма работы персонала и системы;
• значительное увеличение прибыльности бизнеса;
• экономию времени, затрачиваемого на определенные бизнес-операции;
• повышение эффективности и точности тех или иных бизнес-процессов;
• охват больших объемов задач;
• организация эффективного контроля и учета процессов компании;
• создание и вывод в удобном формате отчетности за любой период;
• уменьшение расходов на "человеческий труд";
• минимизация "человеческого фактора";
• улучшение обслуживания.

Лучше всего автоматизации поддаются следующие процессы:

Координация и управление продажами

Для этой цели лучше всего подойдут CRM-системы такие, как: Мегаплан, Битрикс 24, S2, AmoCRM и другие. Они автоматизируют и значительно облегчают создание карт клиентов, назначение ответственных, постановку задач, формируют сценарии общения, ведение сделок и обеспечивают качественный контроль результатов.

Коммуникация с потенциальными клиентами и заказчиками

Программы по предварительно созданным шаблонам автоматически производят обзвоны, напоминания, SMS и email рассылки (UniSender, Битрикс 24, СМС Украина и другие).

Администрирование

Программы позволяют облегчить контроль над работой сотрудников в удаленном режиме (WordPress, Tilda, Битрикс 24).

Бухгалтерия

Мощные системы, такие как: 1 С Предприятие, MASTER: Бухгалтерия, M.E.Doc, Мои финансы, Контур, Delovod и другие, обеспечивают быстрое выставление счетов, выписку накладных, актов, отчетов, расчет налогов и многое другое.

Документооборот

С помощью программ 1С Предприятие, M.E.Doc, Контур, Диадок, Delovod, на основе разработанных готовых шаблонов на автомате быстро создаются договоры, коммерческие предложения, заявления и другие документы. В таких программах при наличии ЕГРПОУ организации можно быстро подтянуть детальную общедоступную информацию о той или иной компании.

Управление складом

Определенное программное обеспечение (1С Предприятие, MASTER: Бухгалтерия, Склад Украина и другие) гарантирует качественный контроль за наличием товара на складе и его движением, способствует принятию верных решений при закупке необходимых товарных позиций, помогает отказаться от нерентабельных продуктов, контролировать колебания спроса и предложения.

Если персонал перестал справляться с поставленными задачами, увеличилось количество жалоб от недовольных клиентов, а прибыль начала стремительно падать, необходимо быстро реагировать и вводить определенные изменения. Следует помнить, что любая автоматизация бизнеса должна начинаться с определения, что именно необходимо для улучшения работы и развития.

Этапы организации и внедрение автоматизации бизнес-процессов:

1. Подробно анализируются все рабочие процессы.
2. На базе приобретенного анализа определяются слабые точки бизнес-процессов, причины задержки информации, утраты клиентов.
3. Определяются процессы, которые можно и необходимо автоматизировать, для улучшения функционирования компании.
4. Подготавливается техническое задание, в котором характеризуются особенности требуемого программного обеспечения.
5. Осуществляется подбор программной системы, которая максимально эффективно обеспечит автоматизацию тех процессов, которые актуальны именно для конкретной отрасли.
6. Непосредственное внедрение программного обеспечения согласно предварительно разработанному техническому заданию.
7. Осуществляется обучение персонала.
8. Под наблюдением разработчиков программное обеспечение и оборудование тестируется сотрудниками компании в производственных условиях.
9. После доработки, внесения корректив и устранения возможных недостатков проводится повторное тестирование системы.
10. При необходимости осуществляется повторное обучение сотрудников после устранения проблем с некорректной работой программного обеспечения.
11. Происходит ввод системы в эксплуатацию.

В настоящее время разработано достаточно большое количество программного обеспечения, способствующего автоматизации бизнес-процессов разных предприятий и учреждений. Крупные компании разработчики создают широкую дилерскую сетку и имеют свои представительства почти во всех областных центрах и крупных городах. Стоит отметить, что есть "фирмы-авторы" программного продукта и "фирмы-франчайзы", которые согласно лицензии разработчика устанавливают, модифицируют под нужды определенной компании и сопровождают программный продукт. Не стоит путать и приравнивать производителя и компанию сопровождающую программное обеспечение. Любая фирма может одновременно представлять несколько CRM, ERP-продуктов в своем регионе. Поскольку производители не имеют возможности охватить и удовлетворить спрос на свой программный продукт, скорее всего, они предложат обратиться к своему региональному представителю по месту нахождения компании. Что абсолютно нормально.

Некоторые программные продукты бесплатны. Они обычно имеют ограниченный функционал и количество пользователей. Большинство автоматизированных решений для бизнеса на платной основе. Цены разнятся от производителя и вида программного продукта. Это может быть "коробочный продукт" или разработка "индивидуального решения под ключ" для определенного заказчика. Наиболее распространенное решение – купить смешанную систему автоматизации, когда покупается коробочная базовая версия продукта и несколько модифицируется под потребности клиента. Этот выбор позволяет сэкономить время и средства на разработку и внедрение программы автоматизации.

Детально проанализировав информационный рынок, мы пришли к выводу, что наибольшим спросом пользуются разработки западных и некоторых восточных стран. К сожалению, отечественные продукты пока недостаточно популярны среди пользователей. Это в основном связано с недостаточной практичностью или пробелами в маркетинговой политике, в то время как иностранные фирмы разработчики смогли понять работу отечественных компаний и адаптировать под них свои программные продукты. В этом плане особенно хорошо позиционирует себя фирма "1 С", которая, согласно национальному законодательству, перевела функции разработки шаблонов документов, печатных форм и других модулей на украинского сертифицированного разработчика "ABBYY Ukraine".

В работе каждой компании либо учреждения, для обеспечения обычного выполнения определенных действий, имеется огромное количество задач, требующих роли человека. Однако, при искусном внедрении автоматизации бизнес-процессов, количество такого функционала можно свести к минимуму и значительно повысить производительность, начиная от отдельного работника к компании в целом.