Масштабування бізнесу неможливо уявити без автоматизації бізнес-процесів. Сервіси для автоматизації значно полегшують виконання одноманітних рутинних задач, що здійснюють працівники. Використання у бізнесі відповідного програмного забезпечення дозволяє на автоматі без участі людей приймати замовлення, виставляти рахунки, відправляти товари та багато іншого. Автоматизувати можна найрізноманітніші процеси, від приготування певної страви до контролю безпеки на масштабному підприємстві. Завдяки можливості організовано скоординувати великий потік процесів, найбільшою популярністю автоматизація користується у сферах маркетингу та продажу.

Автоматизація бізнес-процесів

З розвитком будь-якої компанії зростають обсяги робіт. Автоматизація ручних процесів дозволяє забезпечити:

• створення правильного алгоритму роботи персоналу та системи;
• значне збільшення прибутковості бізнесу;
• економію часу, що витрачається на певні бізнес-операції;
• підвищення ефективності та точності тих чи інших бізнес-процесів;
• охоплення великих об'ємів завдань;
• організація ефективного контролю та обліку процесів підприємства;
• створення та виведення у зручному форматі звітності за будь-який період;
• зменшення витрат на "людську працю";
• мінімізування "людського фактора";
• покращення обслуговування.

Найкраще автоматизації піддаються наступні процеси:

Координація та керування продажами

Для цієї мети найкраще підійдуть CRM-системи такі, як: Мегаплан, Бітрикс 24, S2, AmoCRM та інші. Вони автоматизують та значно полегшують створення карток клієнтів, призначення відповідальних, постановку завдань, формують сценарії спілкування, ведення угоди та забезпечують якісний контролюють результатів.

Комунікація з потенційними клієнтами та замовниками

Програми за попередньо створеними шаблонами автоматично роблять обдзвони, нагадування, sms та email розсилки (UniSender, Бітрикс 24, СМС Україна та інші).

Адміністрування

Програми дозволяють полегшити контроль за роботою співробітників у віддаленому режимі (WordPress, Tilda, Бітрикс 24).

Бухгалтерія

Потужні системи, такі, як: 1 С Підприємство, MASTER: Бухгалтерія, M.E.Doc, Мої фінанси, Контур, Деловод та інші, забезпечують швидке виставлення рахунків, виписку накладних, актів, звітів, розрахунок податків та багато іншого.

Документообіг

За допомогою програм 1 С Підприємство, M.E.Doc, Контур, Діадок, Delovod, на основі розроблених готових шаблонів на автоматі швидко створюються договори, комерційні пропозиції, заяви та інші документи. У таких програмах за наявності ЄДРПОУ організації можна швидко підтягнути детальну загальнодоступну інформацію про ту чи іншу компанію.

Керування складом

Певне програмне забезпечення (1 С Підприємство, MASTER: Бухгалтерія, Склад Україна та інші) гарантує якісний контроль за наявністю товару на складі та його рухом, сприяє прийняттю вірних рішень при закупівлі необхідних товарних позицій, допомагає відмовитися від нерентабельних продуктів, контролювати коливання попиту та пропозиції.

Якщо персонал перестав справлятися з поставленими завданнями, збільшилась кількість скарг від незадоволених клієнтів, а прибуток почав стрімко падати, необхідно швидко реагувати та впроваджувати певні зміни. Варто пам'ятати, що будь-яка автоматизація бізнесу повинна розпочинатися із визначення, що саме необхідно, для покращення роботи та розвитку.

Етапи організації та впровадження автоматизації бізнес-процесів:

1. Детально аналізуються усі робочі процеси.
2. На основі отриманого аналізу визначаються слабкі точки бізнес-процесів, причини затримки інформації, втрати клієнтів.
3. Визначаються ті процеси, які можна і необхідно автоматизувати, для покращення функціонування компанії.
4. Готується технічне завдання, в якому характеризуються особливості необхідного програмного забезпечення.
5. Здійснюється підбір програмної системи, яка може максимально ефективно забезпечити автоматизацію тих процесів, що є актуальними саме для конкретної галузі.
6. Безпосереднє впровадження програмного забезпечення згідно попередньо розробленого технічного завдання.
7. Здійснюється навчання персоналу.
8. Під наглядом розробників програмне забезпечення та обладнання тестується співробітниками компанії у виробничих умовах.
9. Після доопрацювання, внесення коректив та усунення можливих недоліків, проводиться повторне тестування системи.
10. За необхідності, здійснюється повторне навчання співробітників після усунення проблем з некоректною роботою програмного забезпечення.
11. Відбувається введення системи в експлуатацію.

На даний час розроблена досить велика кількість програмного забезпечення, що сприяє автоматизації бізнес-процесів різних підприємств та установ. Великі компанії-розробники створюють широку дилерську сітку та мають свої представництва майже в усіх обласних центрах та великих містах. Варто зазначити, що є "фірми-автори" програмного продукту та "фірми-франчайзи", які згідно з ліцензією розробника встановлюють, модифікують під потреби певної компанії та супроводжують програмний продукт. Не варто плутати та прирівнювати виробника та компанію що супроводжує програмне забезпечення. Будь-яка фірма, за бажанням, може одночасно представляти декілька CRM, ERP-продуктів у своєму регіоні. Оскільки виробники не мають можливості охопити та задовольнити попит на свій програмний продукт, швидше за все вони запропонують звернутися до свого регіонального представника за місцем знаходження компанії. Що є абсолютно нормальним.

Деякі програмні продукти є безкоштовними. Вони здебільшого мають обмежений функціонал та кількість користувачів. Переважна більшість автоматизованих рішень для бізнесу на платній основі. Ціни різняться від виробника та виду програмного продукту. Це може бути "коробковий продукт" або розробка "індивідуального рішення під ключ" для певного замовника. Найбільш поширене рішення - придбати змішану систему автоматизації, коли купується коробкова базова версія продукту та дещо модифікується під потреби клієнта. Цей вибір дозволяє зекономити час та кошти на розробку та впровадження програми автоматизації.

Детально проаналізувавши інформаційний ринок, ми прийшли до висновку, що найбільший попит мають розробки західних та деяких східних країн. На жаль, вітчизняні продукти поки що не є досить популярними серед користувачів. Це здебільшого пов'язано з недостатньою практичністю або прогалинами у маркетинговій політиці, в той час, як іноземні фірми-розробники змогли зрозуміти роботу вітчизняних компаній та адаптувати під них свої програмні продукти. У цьому плані особливо добре позиціонує себе фірма "1 С", яка, згідно з національним законодавством, перевела функції за розробку шаблонів документів, друкованих форм та інших модулів на українського сертифікованого розробника "ABBYY Ukraine".

У роботі кожної фірми чи установи, для забезпечення нормального виконання певних процесів, є велика кількість завдань, які вимагають участі людини. Проте, при майстерному впровадженні автоматизації бізнес-процесів, кількість такого функціоналу можна звести до мінімуму та значно підвищити продуктивність починаючи від окремого працівника до компанії в цілому.